Haben Sie sich schon dabei ertappt, wie Sie immer und immer wieder Abläufe erklären? Verstehen Ihre Mitarbeiter nicht, in welcher Reihenfolge Sie Dinge erledigen sollen? Haben Sie eine genaue Vorstellung von den Abläufen in Ihrem Unternehmen und möchten auch, dass diese von Ihren Mitarbeitern verstanden und gelebt werden? Dann verstehen Sie, warum Sie diese auch dokumentieren sollten. Gesprochenes wird schnell vergessen und auch wenn Sie es immer und immer wieder erklären, wenn es nicht zum Nachlesen greifbar ist, wird es nur ein Wunsch, aber keine Verpflichtung darstellen. Wir wollen uns einmal ansehen, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse am besten dokumentieren.
- Identifizieren Sie Ihre Kernsysteme – Gehen Sie Bereich für Bereich durch. Definieren Sie genau alle Aufgaben und Prozesse, teilen Sie diese in Kategorien ein. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in diese Aufgabe mit ein. Das Ziel ist es, alles ausführlich und verständlich aufzunehmen.
- Zeichnen Sie ein Systemdiagramm – Erstellen Sie ein Diagramm, in dem Sie alles erfasste darstellen. Vergessen Sie nicht, alle bestehenden und noch fehlenden Systeme darzustellen. In der Regel gilt es die Abläufe in der Produktion, dem Vertrieb und Marketing, sowie dem Kundendienst darzustellen. Aber die administrativen Bereiche wie Buchhaltung, Personal, IT und andere dürfen dabei nicht fehlen.
- Machen Sie eine Prioritäten Liste – Stellen Sie anhand der gesammelten Daten und dem Diagramm ein Arbeitsblatt zusammen, das die Basis für die Entwicklung und Planung Ihres Unternehmens darstellen soll. Machen Sie darauf klar, welche Prioritäten gesetzt sind. Diese wiederum werden anhand von den Auswirkungen festgestellt, die einzelne Abläufe auf den Kunden und Ihr Unternehmen, beziehungsweise auf Ihr Geschäftsergebnis haben.
- Weisen Sie die Aufgabe der Dokumentation zu – Es ist unwahrscheinlich, dass Sie selbst neben Ihren täglichen Aufgaben die Dokumentation machen werden. Es ist wichtig, dass Sie diese Aufgabe jeweils jemandem in den verschiedenen Bereichen zuweisen. Vergessen Sie dabei nicht, dass dieser das neben seiner eigentlichen Arbeit machen wird und setzen Sie Meilensteine und Termine für die Fertigstellung. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Kernsysteme und anschließend auf die anderen Bereiche.
- Entwickeln Sie einen Standard für die Dokumentation – Erstellen Sie zunächst einen Aktionsplan und stellen Sie sicher, dass jeder Ihrer Mitarbeiter die Dokumentation seines Bereichs auf gleiche Art und Weise in Angriff nimmt. Geben Sie Beispiele, anhand derer Ihre Mitarbeiter sehen, wie Sie die Dokumentation haben wollen. Begleiten Sie das mit Training und Kommentaren zu den schon erledigten Punkten, damit ihre Mitarbeiter nicht unnötig Zeit aufwenden.
Wenn Sie diese Punkte befolgen, können Sie die Abläufe und die Systeme, die Sie verwenden, in Ihrem Unternehmen lückenlos dokumentieren. Häufig kommt es dabei zu weiteren Optimierungen der Prozesse.
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