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Die Blitzbesprechung im Stehen

Früher, vor Corona-Beschränkungen und Lockdowns, uferten Meetings nicht selten aus. Für viele Mitarbeiter waren sie ebenso ungeliebte Zeitfresser wie für etliche Chefs. Heute, unter Corona-Bedingungen und mit Abstandsregeln, ist es noch sinnvoller, Meetings kurz und effizient zu halten. Die Lösung: ein kurzes Morgenmeeting. Und zwar im Stehen, auf Abstand und mit klarem Ablauf. Diese täglichen Blitzbesprechungen im Stehen haben sich schon früher bewährt – heute sind sie ideal.

Seit jeher gibt es in Unternehmen das nervige Gefühl, dass die vielen Meetings vor allem eine Folge haben: die Teilnehmer vom Arbeiten abzuhalten. Viele Chefs sehen das ganz ähnlich. Trotzdem sind kurze Besprechungen für Sie als Unternehmer ein hervorragendes Führungswerkzeug. Denn so stellen Sie sicher, dass alle am selben Strang ziehen. Und Sie vermeiden Dutzende Rückfragen am Tag, die Sie noch mehr Zeit kosten würden. Wenn bei Ihnen im Unternehmen kein Homeoffice möglich ist, sondern die Mitarbeiter präsent sein müssen, ist dieses kurze Meetingformat mit seinen klaren Regeln ideal.

Treffen im Stehen bleiben kurz

Die morgendliche Blitzbesprechung – im Englischen auch Daily Huddle genannt – verhindert, dass das Treffen am Morgen zur Marathonsitzung wird und ein hohes Ansteckungsrisiko entsteht. Denn Ihre Blitzbesprechung hat eine klare, kurze Agenda. Jede teilnehmende Person hat einen Redeanteil von maximal 30 Sekunden. Und vor allem findet das Meeting immer im Stehen statt (und mit dem gebotenen Abstand). Die Teilnehmer erscheinen übrigens pünktlicher, wenn Sie keinen runden Startermin für Ihre tägliche Blitzbesprechung wählen, sondern eine schiefe Uhrzeit – etwa 8:23 Uhr. Das Treffen muss dann nicht mehr als zehn Minuten dauern. Lange mag ohnehin niemand in einem Meeting stehen, und auch aus Hygenieperspektive sind kurze Treffen viel besser.

Die Gruppendynamik beflügeln

Ihre Blitzbesprechung braucht nicht die Anwesenheit der gesamten Belegschaft. Damit Teilnehmerzahl und Länge des Meetings nicht ausufern, ist es oft sinnvoll, in jeder Abteilung Ihres Unternehmens ein eigenes tägliches Treffen zu organisieren. So lassen sich auch Abstandsregeln besser einhalten. Der Effekt Ihrer verschiedenen Daily Huddles bleibt derselbe: Sie sorgen für eine klare Kommunikation mit und innerhalb des Teams, sie beflügeln die Gruppendynamik, und sie aktivieren die kollektive Intelligenz im Team. Noch ein Vorteil der disziplinierten Meetingkultur: Sie wissen dann, dass Sie jeden Mitarbeiter im täglichen Morgen-Meeting zu greifen bekommen, um gegebenenfalls offene Fragen anzusprechen.

Die klare Agenda hat nur drei Punkte

Wo Ihre Blitzbesprechung stattfindet, ist weniger wichtig als Vollzähligkeit und Pünktlichkeit, ob das Meeting nun immer genau um 8:23 Uhr oder 9:04 Uhr beginnt. Mitarbeiter im Homeoffice können natürlich auch telefonisch oder per Video teilnehmen. Und wenn Sie als Chef einmal nicht dabei sein können, gilt trotzdem: Das Meeting findet statt! Für die Effizienz Ihrer stehenden Blitzbesprechung ist eine klare Agenda wichtig. Am besten mit diesen drei Punkten:

  • Welche Neuigkeiten gibt es von mir?
  • Woran arbeite ich in den nächsten 24 Stunden?
  • Wo stecke ich gerade fest und brauche Unterstützung?

Jeder Mitarbeiter kommt zu Wort

Zunächst berichtet im Blitzmeeting reihum jeder Teilnehmer in zwei, drei Sätzen von seinen Neuigkeiten, dann möglichst konkret über die geplanten Aufgaben für die nächsten 24 Stunden. Zuletzt werden aktuelle Stolpersteine und Engpässe angesprochen – und zwar von jedem einzelnen Mitarbeiter. Dieser letzte Tagesordnungspunkt der Blitzbesprechung ist für Ihr Team vielleicht sogar der wertvollste.

Engpässe identifizieren

Von der Blitzbesprechung profitiert Ihre Firma am stärksten, wenn Sie dort Hindernisse identifizieren und ausräumen. Aber Sie sollten nicht versuchen, in diesem kurzen Format komplexere Probleme zu lösen – das würde den Rahmen sprengen. Es ist an sich schon ein wichtiger Nutzen Ihrer Blitzbesprechung, dass Sie und das ganze Team von einem spezifischen Problem erfahren und darüber nachzudenken beginnen. Selbst wenn die zündende Idee nicht sofort auftaucht.

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