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Die sechs Stufen des erfolgreichen Delegierens

Aufgaben und Verantwortung zu delegieren, kostet viele Unternehmer Überwindung. Dabei muss ein Delegieren an einen Mitarbeiter nicht den völligen Kontrollverlust für den Chef bedeuten. Tatsächlich gibt es sechs Stufen des Delegierens, die verschiedene Gleichgewichte zwischen Vertrauen und Kontrolle beschreiben. Wie umfangreich Sie als Unternehmer die Autonomie für einen Mitarbeiter ausgestalten, sollte immer von dessen Problemlösungskompetenz und seiner Erfahrung abhängen.

Weil der Tag nur 24 Stunden hat

Unternehmer, die selbst für alles die Verantwortung behalten wollen und jeden ihrer Mitarbeiter kontrollieren möchten, erreichen irgendwann den Punkt, an denen auch ein Arbeitstag mit 24 Stunden nicht mehr ausreichen würde. Für viele Chefs ist es darum an der Zeit, ihre To-do-Liste konsequent zu bereinigen und Aufgaben zu delegieren. Delegieren bedeutet aber nicht, sich einer Aufgabe von heute auf morgen komplett zu entledigen. Erfolgreiches Delegieren will durchdacht sein. Es gilt, bei jedem Mitarbeiter das richtige Gleichgewicht aus Autonomie und Kontrolle zu finden.

Sechs Stufen des Delegierens

Die Alternative heißt nicht: Ich mache die Aufgabe als Chef selbst, oder ich überlasse sie komplett meinem Mitarbeiter. Detailliertes Mikromanagement hier, völliges Laisser-faire dort. Zwischen diesen Extremen gibt es durchaus sinnvolle Abstufungen, die die Kompetenz und Erfahrung Ihres Mitarbeiters berücksichtigen und auch welcher Grad an Kontrolle erforderlich bleibt.

1. Anweisungen befolgen

Wenn ein Mitarbeiter keine Entscheidungen selbst treffen darf und er ausschließlich ausführt, was der Chef ihm sagt, kann man noch nicht von Delegieren sprechen. Dennoch: Auch ein völlig neuer Mitarbeiter, der anfangs ausschließlich konkrete Anweisungen befolgt, kann sich im Laufe der Zeit entwickeln und eigene Aufgaben bekommen. Die Stufe 1 bezeichnet also ein Delegierungspotenzial im Wartestand.

2. Umsetzen der von Ihnen gewählten Option

Hier geht es darum, dass Ihr Mitarbeiter bereits einen ersten Blick auf einen Sachverhalt wirft und beginnt, problemlösend zu denken. Mitarbeiter auf diesem ersten echten Delegationsniveau sollen an ihren Aufgaben wachsen und Lösungsoptionen entwickeln. Sie als Unternehmer können dann entscheiden, welche der Optionen, die Ihr Mitarbeiter entwickelt hat, er tatsächlich umsetzen soll. Wofür Sie als Chef sich letztlich entscheiden, bleibt hier zentral.

3. Delegieren mit Kontrollprozess

Auf dieser dritten Stufe geben Sie Ihrem Mitarbeiter mehr Autonomie, weil Sie bereits an seine Problemlösungskompetenz glauben. Dennoch behalten Sie sich das Recht vor, den Ansatz Ihres Mitarbeiters erst abzusegnen, bevor er ihn anwendet und umsetzt.

4. Delegieren mit Widerspruchsmöglichkeit

Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter schon so vertrauen, dass Sie gute Resultate als Normalfall betrachten dürfen, geben Sie ihm am besten Autonomie mit einem Widerspruchsvorbehalt. Das heißt: Wenn Sie seinem Lösungsansatz nicht ausdrücklich innerhalb eines bestimmten Zeitraums widersprechen – ggf. in 24 Stunden – hat Ihr Mitarbeiter automatisch grünes Licht.

5. Autonomie mit Reportingfunktion

Bei dieser Form des Delegierens läuft Ihr Mitarbeiter selbstständig. Er entwickelt den Lösungsansatz eigenständig und setzt ihn selbst um, ohne Ihre ausdrückliche Freigabe und ohne Ihre Widerspruchsmöglichkeit. Sie führen lediglich ein knappes Reporting ein: Der Mitarbeiter informiert Sie im Nachhinein darüber, was er getan hat.

6. Verantwortung komplett abgeben

Wenn Sie von den erwiesenen Fähigkeiten Ihres Mitarbeiters überzeugt sind, dann können Sie die Verantwortung komplett delegieren. Um diese Aufgaben und Probleme müssen Sie sich dann in keiner Weise mehr kümmern, und Sie üben auch keine wirkliche Kontrollfunktion mehr aus. Auf dieser Ebene werden Sie selbst maximal entlastet.

Mitarbeiter müssen an Fehlern wachsen dürfen

Auf den fortgeschrittenen Stufen des Delegierens steigt Ihr Vertrauen in die Kompetenz des Mitarbeiters, zugleich schwindet Ihr kontrollierender Einfluss. Eine Konsequenz daraus ist, dass Sie als Chef sich eine gewisse Fehlertoleranz zulegen müssen. Zum einen können Sie nicht erwarten, dass jemand anderes Aufgaben auf exakt dieselbe Weise erledigt wie Sie selbst. Zum anderen kann es passieren, dass Ihre Mitarbeiter anfangs Fehler machen, die Ihnen nicht unterlaufen wären.

Es gibt zwei Argumente, warum Sie als Unternehmer dennoch gut beraten sind, dies auszuhalten. Zuerst: Anders muss nicht schlechter heißen. In manchen Fällen werden Ihre Mitarbeiter letztlich sogar Wege finden, Aufgaben besser zu erledigen als Sie. Und andererseits: Wir als Menschen lernen ganz enorm aus unseren Fehlern. Es verbietet sich darum, dass der Chef sofort panisch eingreift und dem Mitarbeiter die neugewonnene Verantwortung gleich wieder entzieht – wenn er ihn nicht nachhaltig demotivieren will.

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