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Drei Möglichkeiten, Ihre Büro-Organisation zu verbessern

Auf Ihrem Schreibtisch gibt es kaum noch Platz, weil Ihre Mitarbeiter immer neue und „dringende“ Papiere darauf stapeln? Ihr E-Mail-Postfach quillt permanent über und Sie haben schon gar keine Lust mehr, sich durch unzählige Betreff-Zeilen zu quälen? Dann müssen Sie Ihre Büro-Organisation dringend verbessern. Gerade was die eben beschriebenen Umstände angeht, gibt dafür es drei einfache Möglichkeiten:

1. Schreibtisch freihalten: Untersagen Sie Ihren Mitarbeitern konsequent, irgendwelche Unterlagen mit dem Hinweis „Schauen Sie sich das doch bei Gelegenheit mal an“ auf Ihrem Schreibtisch zu deponieren (zuweilen passiert das sogar bei einem vorhandenen Vorzimmer). Auf Ihren Schreibtisch gehören nur die Unterlagen, die Sie im Moment gerade bearbeiten – sonst nichts. Wer möchte, dass Sie etwas durchlesen, kann die Unterlage im Sekretariat abgeben oder in den laut Büro-Organisation dafür vorgesehenen Eingangskorb legen.

2. E-Mails automatisch sortieren: Verbessern Sie die Büro-Organisation, indem Sie Ihr E-Mail-Postfach aufteilen. Üblicherweise landen unter Ihrer Adresse Nachrichten zu unterschiedlichsten Projekten, die zeitaufwändig manuell sortiert werden müssen. Richten Sie stattdessen für jedes Projekt im Postfach einen eigenen Ordner ein. Mit Standard-Programmen wie Outlook oder Thunderbird können Sie dann Regeln definieren, nach denen Nachrichten von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Stichworten automatisch in dazu passende Ordner verschoben werden. Auf diese Weise bleiben immer alle Mails zu einem bestimmten Thema am selben Ort verfügbar.

3. Unerwünschtes verschwinden lassen: Wenn Sie von ein und derselben Person immer wieder E-Mails bekommen, obwohl Sie sich das schon mehrfach verbeten haben, dann automatisieren Sie auch diesen Nachrichteneingang – und lassen die Mails, ohne etwas davon mitzubekommen, gleich löschen. Denn jede Mail, die Sie wahrnehmen, erfordert Aufmerksamkeit – und die brauchen Sie in solchen Fällen für wichtigere Dinge.

Allein mit diesen „Kleinigkeiten“ zur Büro-Organisation werden Sie in kurzer Zeit nicht nur konzentrierter und strukturierter arbeiten können – vor allem können Sie selbst bestimmen, ob und wann Sie sich mit welchen Informationen beschäftigen, statt dass Ihnen Papiere und Mails „aufgezwungen“ werden.

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