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Prioritäten setzen und Aufgaben verwalten

Ich weiß, dass viele von Ihnen „in Arbeit ersticken“ und um jede Minute regelrecht kämpfen müssen. In Wahrheit werden Sie nie irgend etwas Liegengebliebenes aufholen können, weil immer wieder neue Aufgaben dazukommen und Sie immer alle Hände voll zu tun haben.

Während Ihr Arbeitsaufkommen kontinuierlich wächst, müssen Sie alle Aufgaben organisieren und Prioritäten setzen, damit Sie sich nicht überfordern. Sie werden immer etwas erledigen müssen, doch die Bedeutung der jeweiligen Arbeit ist unterschiedlich. Zu wissen, wie Sie Ihre Arbeit richtig organisieren, ist der Schlüssel zum Erfolg.

Die 80-20-Regel – das so genannte Pareto-Prinzip – lehrt uns, dass 20 Prozent unserer Aktivitäten 80 Prozent unseres Erfolges ausmachen. Wenn Sie also zehn Produkte im Angebot haben, dann haben zwei davon eine größere Bedeutung als alle anderen acht zusammengenommen! Lassen Sie sich das einmal „auf der Zunge zergehen“.

Allerdings müssen Sie erst einmal herausfinden, auf welche 20 Prozent Ihrer Arbeit Sie sich konzentrieren müssen und welche 80 Prozent Routine sind. Das klingt nach einer schwierigen und nahezu unlösbaren Aufgabe, aber im Kern geht es „nur“ darum, allen Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Bedeutung die richtige Priorität zuzuweisen.

Wie schaffen Sie es nun, Ihre Zeit effektiver zu nutzen? Für den Anfang hier drei Tipps:

1. Denken Sie „auf Papier“. Schreiben Sie Ihre kurz- und langfristigen Ziele mit der Hand auf und formulieren Sie ebenso schriftlich, was zum Erreichen der Ziele nötig ist. Auf die gleiche Weise legen Sie eine ToDo-Liste aller Aufgaben an und gliedern sie nach Terminen und Prioritäten. Bauen Sie die Liste neu auf, wenn sich Termine und Prioritäten ändern, und halten Sie sie vor allem immer auf dem Laufenden.

2. Befolgen Sie das „ABCDE“-Prinzip. Prioritäten setzen bezieht sich nicht nur auf Ihre Zeit, sondern ebenso auf die Bedeutung einzelner Aufgaben. Weisen Sie jeder Aufgabe eine eigene Priorität zu: „A“-Aufgaben sind existenziell – werden sie nicht wie geplant erledigt, kann das weitreichende Konsequenzen haben. „B“-Aufgaben sollten Sie nach Möglichkeit erledigen, damit niemand anderes unter einem Aufschub leiden muss. „C“-Aufgaben sind zwar wünschenswert, haben aber keine irgendwie spürbaren Auswirkungen. „D“-Aufgaben können Sie delegieren, „E“-Aufgaben löschen. Konzentrieren Sie sich immer erst auf die „A“-Liste, bevor Sie sich mit „B“-Punkten befassen. Wann immer möglich, delegieren Sie einzelne Aufgaben.

3. Betreiben Sie „kreatives Aufschieben“. Einzelne Aufgaben aufzuschieben, ist manchmal unvermeidbar – achten Sie dabei aber immer auf Ihren Vorteil. Lernen Sie, Aufgaben unter Ihrem Niveau gar nicht erst zu übernehmen und deutlich „Nein“ zu sagen, wenn Sie etwas tun sollen, was Sie nicht tun wollen. Entscheiden und schreiben Sie auf, was Sie NICHT tun wollen! „Kreatives Aufschieben“ bedeutet, mit Bedacht eine Entscheidung darüber zu treffen, ob eine Angelegenheit jetzt oder überhaupt erledigt werden muss.

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