In vielen Unternehmen sind Besprechungen an der Tagesordnung. Sie sollen zu einem soliden Fundament einer Unternehmensstruktur beitragen. Es kommt jedoch immer wieder vor, dass wichtige Entscheidungen oder Erkenntnisse aus diesen Besprechungen und Projektsitzungen verloren gehen. Die Gründe dafür können vielfältig sein. Im Folgenden erhalten Sie 5 Tipps, wie Sie Meetings in Zukunft erfolgreicher gestalten und deren Nutzen für sich und andere nachhaltig steigern.
Ihre Meetings besser strukturieren
Jede Besprechung sollte möglichst gut vorbereitet werden. Spontane Ad-hoc Sitzungen sollten vermieden werden, da die Ergebnisse dabei oft zu wünschen übrig lassen. Wenn das Meeting an sich von allen Beteiligten bereits als Mini-Projekt wahrgenommen wird, sind die Aussichten auf Erkenntnisse, die alle weiterbringen, wesentlich besser. Je mehr sich jeder Teilnehmer mit einer bevorstehenden Besprechung auseinandersetzt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Meeting auch zu handfesten Ergebnissen führt.
Sorgen Sie für klare Aussagen
Da Meetings von dem ein oder anderen gerne als Selbstdarstellungsbühne genutzt werden oder als schlicht unnötig angesehen werden, ist es umso wichtiger für Klarheit bei Besprechungen zu sorgen. Das Ziel sollte sein einen hohen Grad an verbindlichen und klaren Aussagen seitens der Teilnehmer zu erreichen. Dabei sind Konjunktivaussagen wie „man hätte dies“, „man müsste mal“ oder „man sollte jenes“ fehl am Platz. Viel eher sollte konkret festgestellt werden, „wer was macht“ und „was von wem bis wann“gemacht wird.
Setzen Sie sich ein Mindestziel
Jedes Meeting ist ein Zusammenkommen von Menschen mit unterschiedlichen und oft genug entgegengesetzten Interessen. Um die Ihren möglichst erfolgreich durchzusetzen, sollten Sie sich vor der Besprechung ein Ziel setzen und dieses nicht aus den Augen verlieren. Falls Sie sich diesbezüglich nicht festlegen können, sollten Sie für sich ein Mindestziel formulieren, damit Sie nicht mit leeren Händen aus dem Meeting gehen.
Mit Störfaktoren richtig umgehen
Bei Besprechungen kommt es immer wieder vor, dass einer oder mehrere Teilnehmer durch Ihr Verhalten den Ablauf stören. Sei es ein Teilnehmer der nicht auf den Punkt kommt, ein anderer der mit seinen Emails beschäftigt ist oder jemand der, wenn man schon dabei ist, auch andere Themen diskutieren möchte. Diese vermeintlichen Störenfriede sollten Sie nicht auf aggressiv-frontale Art und Weise angehen. Versuchen Sie viel eher die Person zu verstehen und finden Sie heraus in welcher Lage sie sich befindet. Hat der Teilnehmer vielleicht wenig Zeit? Steht er gerade unter Druck von oben? Kommt er in der Diskussion zu kurz? Verstehen Sie sein Verhalten als Hilferuf.
Fotoprotokolle für mehr Nachhaltigkeit
Damit die Erkenntnisse eines Meetings nicht gleich wieder verloren gehen, sind schnell verfügbare Protokolle unerlässlich. Somit ist für Leiter, Teilnehmer und auch Nicht-Teilnehmer nach dem Gespräch klar, welche Inhalte besprochen und welche Entscheidungen getroffen wurden. Dank eines Fotoprotokolls kann jeder Beteiligte schnell überprüfen, wie die Ergebnisse sich am besten umsetzen lassen und darauf aufbauen. Ziehen Sie Fotoprotokolle üblichen Besprechungsprotokollen vor, denn diese haben den Vorteil, dass die Erkenntnisse aus dem Meeting nicht erneut aufgearbeitet, interpretiert oder abgestimmt werden müssen. Zudem sind sie rasch zu erstellen und unkompliziert.
