Gerade in der Urlaubszeit, wenn viele Mitarbeiter gleichzeitig fehlen, geraten in vielen Unternehmen Abläufe ins Stocken. Und das Jahr für Jahr aufs Neue. Oft muss dann der Chef selbst die Feuerwehr spielen und Brände löschen. Aber wer jetzt konsequent die schlimmsten Urlaubszeit-Katastrophen im Unternehmen erfasst, kann sich darauf konzentrieren, genau die in Zukunft zu vermeiden.
Urlaubszeit ist Löschzeit
Es passiert im Grunde in jedem Jahr wieder. Zu Weihnachten ebenso wie im Sommer: In der Urlaubszeit fehlen in der Firma regelmäßig wertvolle Mitarbeiter. Das ganze Unternehmen läuft sozusagen im Notbetrieb. Sehr oft ist die Konsequenz daraus, dass Sie als Unternehmer die Feuerwehr spielen müssen. Sie hetzen dann von einem Brandherd zum nächsten und löschen, um die Kunden doch noch irgendwie zufriedenzustellen.
Auch wenn Sie das Problem in diesem Sommer vielleicht nicht mehr vollständig in den Griff bekommen können, so gibt es doch etwas Wichtiges, was Sie als Unternehmer auch jetzt noch tun können, um das Urlaubszeitproblem anzugehen. Interne Vertretungen zu organisieren, ist natürlich die nächstliegende, triviale Maßnahme. Aber prinzipiell löst das Ihr Problem der urlaubsbedingt geschrumpften Belegschaft eben auch nicht.
Die Bestandsaufnahme des Problems
Damit sich die Engpässe während der Urlaubszeit dauerhaft entschärfen lassen, braucht es zunächst einen klaren Überblick über die tatsächlichen Herausforderungen. Ein guter Ausgangspunkt ist der Blick auf die Erfahrungen aus den vergangenen Sommern: Welche Probleme sind immer wieder aufgetreten? An welchen Stellen gerieten Abläufe ins Stocken? Welche Situationen führten dazu, dass kurzfristig eingegriffen werden musste?
Ergänzend lohnt sich der Austausch mit den eigenen Mitarbeitern. Oft nehmen sie Engpässe und wiederkehrende Schwierigkeiten aus einer anderen Perspektive wahr und können wertvolle Hinweise geben. Aus diesen Erfahrungen lässt sich eine Übersicht der typischen Schwachstellen erstellen. Fragen Sie deshalb ihre Mitarbeiter: Was hat im vergangenen Sommer nicht funktioniert, wo war wirklich Not am Mann, welches waren die wirklich großen Katastrophen?
Und nachdem der Sommer schon da ist: Nutzen Sie die aktuelle Urlaubszeit. Notieren Sie in den nächsten Wochen jetzt regelmäßig, welche Brände Sie gerade löschen und ergänzen Sie ihre Liste: Welche Probleme treten erneut auf? Wo besteht weiterhin Handlungsbedarf? So entsteht Schritt für Schritt ein realistisches Bild der wiederkehrenden Herausforderungen und eine gute Grundlage, um sie künftig gezielt zu vermeiden.
Gehen Sie pragmatisch vor
Wenn Sie ein klareres Bild davon gewonnen haben, welches die ganz großen Katastrophen des vergangenen Sommers (oder der aktuellen Urlaubszeit) waren, können Sie sich daran machen, Lösungen zu entwickeln. Es ist allerdings nicht sinnvoll, dabei Perfektion anzustreben und in Zukunft 100 Prozent aller identifizierten Feuer vermeiden zu wollen. Besser Sie gehen pragmatisch vor, indem Sie sich gleichsam auf die Großbrände, die Hauptprobleme auf Ihrer Liste, konzentrieren. Schon das Pareto-Prinzip spricht dafür, nur einen begrenzten, aber vernünftigen Aufwand zu betreiben.
Bekanntlich besagt die nach dem Ökonom Vilfredo Pareto benannte 80-zu-20-Regel, dass sich 80 Prozent eines Ergebnisses mit einem Aufwand von 20 Prozent erreichen lassen. Um auch noch die letzten 20 Prozent zu erreichen, braucht es dann aber schon 80 Prozent des Aufwands. Konzentrieren Sie sich also auf die größten Probleme, und sie werden dadurch bereits den Löwenanteil an Schwierigkeiten abdecken.
Den Feuerwehrhelm an den Nagel hängen
Die Konsequenz: In Urlaubs- und Krankheitszeiten wird es in Ihrer Firma weniger Engpässe und wenn doch, fallen sie wesentlich kleiner aus. Davon profitieren natürlich nicht nur Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Ihre Mitarbeiter, sondern auch Sie selbst: Sie spüren eine Entlastung: Statt ständig als Feuerwehr ausrücken und Brände zu löschen, bleibt mehr Zeit für die eigentlichen Führungsaufgaben.
Wenn Sie mit uns besprechen möchten, welche typischen Urlaubszeit-Katastrophen es bei Ihnen im Unternehmen gibt und was Sie dagegen tun können, vereinbaren Sie doch einfach eine unserer kostenlosen Unternehmerstunden.