Noch mehr Papierkrieg und noch mehr Aufwand? Eine Dokumentation für ein System erstellen, das doch gut läuft?
In diesem Beitrag wollen wir Ihnen nahe bringen, wie wichtig auch bei funktionierenden Systemen deren Dokumentation ist.
Dabei hilft vielleicht der Vergleich mit dem Kochen. Sie sind mitten im Prozess und kochen aus dem Kopf. Es ist nicht das erste Mal, dass Sie dieses Rezept kochen – aber plötzlich haben Sie einen Blackout. Da hilft es Ihnen, wenn Sie zum Kochbuch greifen können, um nachzuschauen, was die nächsten Schritte sind.
Bei einer Systemdokumentation soll es nicht darum gehen, dass sie täglich benutzt wird. Sie soll Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Hilfe sein, wenn wirklich einmal „brennt“.
Am häufigsten werden Dokumentationen zur Einführung neuer Mitarbeiter verwendet, können aber auch z.B. einem externen Dienstleister Hilfestellung sein, wenn er Wartungsarbeiten vornehmen muss.
Und eine Dokumentation kann sich mit Ihnen und dem System entwickeln: Kommen neue Prozesse hinzu oder werden dem System neue Aufgaben zugewiesen, dann werden diese sofort in der Dokumentation nachgeführt.
Man kann zusammenfassend sagen, dass die Dokumentation eines Systems ganz in Ihrem Interesse sein sollte. Nicht nur werden es Ihnen Ihre Mitarbeiter danken, sondern werden weitaus produktiver und für Ihr Unternehmen gewinnbringender arbeiten können, wenn Sie die Sicherheit haben, „im Fall der Fälle“ auf ein bereits existierendes Szenario zurückgreifen zu können.
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